Perkuat Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan Digital, Bawaslu Malut bekali jajaran Sekretariat Bawaslu Kota Ternate

Ternate – Bawaslu Kota Ternate menggelar kegiatan penguatan tata kelola kearsipan bagi jajaran sekretariat di Ruang Sidang Bawaslu Kota Ternate, Jalan Cempaka Nomor 345, Kelurahan Tanah Tinggi, pada Rabu, 4 November 2026. Kegiatan yang dimulai pukul 10.00 WIT ini dilaksanakan untuk mewujudkan tertib administrasi, keamanan dokumen, serta meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip kelembagaan.

Pelaksanaan kegiatan ini merujuk pada Peraturan Bawaslu (Perbawaslu) Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis serta menindaklanjuti Surat Ketua Bawaslu Provinsi Maluku Utara Nomor 060/KA.01/K.MU/10/2026 perihal Program Satu Data dan Arsip Terpadu (SIGARU).

Dalam Sambutannya, Ketua Bawaslu Kota Ternate, Kifli Sahlan, S.Pd., mengibaratkan arsip sebagai "darah organisasi". Ia menekankan bahwa seluruh dokumen penting seperti surat-menyurat dan putusan harus dikelola dengan baik karena menentukan keberlangsungan lembaga. Mengingat setiap divisi memiliki urusan administrasi masing-masing, Kifli meminta seluruh jajaran untuk aktif mempelajari perkembangan regulasi kearsipan serta menyampaikan apresiasi kepada Bawaslu Provinsi Maluku Utara atas fasilitasi narasumber.

Materi teknis disampaikan langsung oleh Subkoordinator Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Protokol Sekretariat Bawaslu Provinsi Maluku Utara, Isat Susanto Rabbul Senjahri, S.IP., M.Si.. Dalam pemaparannya, Isat mengibaratkan pengelolaan arsip seperti menata pakaian dalam lemari, di mana setiap sekat memiliki fungsi klasifikasi spesifik agar dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Isat menjelaskan empat tahapan utama pengelolaan arsip dinamis di unit kearsipan, yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Pengelolaan tersebut ditopang oleh enam instrumen penunjang, yaitu buku agenda, lembar disposisi, pemberkasan, indeks, tunjuk silang, dan daftar arsip.

Mengenai mekanisme penyusutan arsip, Ia menguraikan tiga prosedur resmi yang mencakup pemindahan, pemusnahan (yang wajib disertai berita acara), dan penyerahan. Pembekalan diakhiri dengan penjelasan Perbawaslu Nomor 12 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip serta Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Retensi Arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan dokumen.

Sementara itu, Abdul Hamdi Alydrus (Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Ternate), menegaskan bahwa penguasaan kearsipan merupakan bidang yang wajib dikuasai oleh seluruh pegawai sekretariat. Ia mendorong jajaran sekretariat untuk bertransformasi dari penyimpanan berkas fisik dalam map menuju tata kelola digital terintegrasi melalui pemanfaatan aplikasi SIGARU.